Minuta akta Notaris yang berisi tandatangan penghadap, saksi dan Notaris atau berkas lainnya hilang (bisa hilang di kantor sendiri atau hilang di tempat lain atau lupa menyimpannya atau sekian lama tidak dibundel sehingga hilang) ataupun minuta tersebut terbakar atau dimakan rayap atau terendam banjir atau sudah tidak ada di kantor Notaris lagi.
Jika semua yang diuraikan tersebut terjadi, maka yang harus dilakukan oleh Notaris yaitu membuat laporan kehilangan dari pihak yang berwajib (kepolisian) atau membuat laporan yang lain, jika bukan hilang, seperti terbakar atau dimakan rayap atau terkena banjir. Dan semua laporan tersebut akan dilampirkan dalam bundel minuta yang bersangkutan. Dengan ketentuan akta tersebut tercatat dalam Repertorium dan dalam Klaper. Jika pemegang salinan tersebut tetap meminta salinan sekarang (kedua dan seterusnya) dari Notarisnya, lebih baik disarankan kepada yang bersangkutan untuk mengajukan permohonan Penetapan ke pengadilan negeri, agar salinan tersebut ditetapkan kebenarannya oleh para pihak sendiri di hadapan sidang pengadilan negeri.
Laporan kehilangan Minuta tersebut jangan sampai disalahgunakan, misalnya Notaris telah mengeluarkan salinan untuk para penghadap, tapi ternyata tanda tangan para penghadap belum lengkap atau sulit untuk dicari/dihubungi atau ada juga penghadap hanya janji saja untuk menghadap, tapi tidak menghadap juga, tapi salinan terlanjur sudah dikeluarkan oleh Notaris. Jika Notaris menghadapi seperti ini, daripada menyimpan Minuta yang tidak ada atau tidak lengkap tandatanganya maka buat saja Laporan Kehilangan Minuta dari pihak yang berwajib dan masukkan ke dalam bundel minuta bukti kehilangan tersebut. Dan sudah tentu Notaris wajib bertanggungjawab atas pembuatan laporan kehilangan tersebut. Tapi hal ini disarankan untuk tidak dilakukan oleh Notaris.
Dalam praktek ada juga Notaris pemegang Protokol, ketika ada yang meminta salinan dari Protokol Notaris tersebut, ternyata tanda tangan dalam minuta tidak lengkap (baik tanda tanda tangan para penghadap atau saksi atau Notaris) ? Jika Notaris pemegang protokol menghadapi seperti ini, lebih baik jangan mengeluarkan salinan tersebut. Karena dalam akhir akta selalu disebutkan “Minuta akta ini telah lengkap ditandatangani oleh para penghadap” tapi sebenarnya pada Minutanya belum lengkap/tidak lengkap tanda para penghadapnya (atau juga saksinya bahkan Notarisnya), jika Notaris mengeluarkannya maka menjadi tanggungjawab Notaris yang membuat salinan dari Protokol Notaris yang tandatangan dalam Minutanya belum lengkap/tidak lengkap. Jika Notaris menghadapi permasalahan seperti ini tidak perlu mengeluarkan salinannya atas permintaan siapapun, tapi Notaris membuat Surat Keterangan bahwa pada Minuta akta yang diminta salinannya belum lengkap/tidak lengkap ditandatantangani oleh para penghadap. Jika pemegang salinan tersebut tetap memaksa meminta salinan sekarang dari Notaris pemegang protokol padahal Minutanya tidak lengkap tanda tangannya, lebih baik disarankan kepada yang bersangkutan untuk mengajukan permohonan Penetapan ke pengadilan negeri. agar salinan tersebut ditetapkan kebenarannya oleh para pihak sendiri di hadapan sidang pengadilan negeri.
Jika Notaris pemegang Protokol yang dalam Minutanya ternyata hanya ada tanda tangan para penghadap saja, maka akta seperti ini mempunyai kekuatan pembuktian sebagai tulisan dibawah tangan (lihat Pasal 1869 KUHPerdata), maka jika para penghadap untuk meminta salinannya, maka Notaris tidak perlu memberikannya (dengan alasan tanda tangan para saksi akta dan Notarisnya tidak ada atau Minuta tersebut tidak ditandatangani oleh para penghadap dan Notaris), tapi Notaris dapat membuat Copy Collationee untuk memenuhi permintaan para penghadap tersebut, sesuai kewenangan Notaris yang tersebut dalam Pasal 15 ayat (1) huruf c UUJN – P, yaitu membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan; – INDONESIA NOTARY COMMUNITY (INC).
