Kadang selalu ada yang terlewat dalam pembuatan akta, kecil tapi bisa fatal. Sedikit share berdasarkan pengalaman, untuk mengurangi dan menghindarkan kesalahan-kesalahan yang terjadi, saya catatkan beberapa hal tentang proses pembuatan akta.
Yang kadang terjadi adalah, seorang klient datang dengan memberikan "PR" tentang perjanjian yang belum pernah kita buat atau bahkan belum pernah tahu sehubungan dengan perkembangan dunia bisnis dan sosial. Upayakan kita memahami jenis perjanjian tersebut :
1. Apakah memang merupakan wewenang kita sebagai notaris atau bukan (biasanya pembuatan jenis perjanjian adalah wewenang notaris sesuai berdasarkan kesepakatan para pihak, namun perlu diingatkan apakah bertentangan dengan perundang-undangan atau tidak);
2. Jenis perjanjian yang belum pernah kita buat bahkan belum tahu, memerlukan satu inisiatif dan kreativitas para notaris. Jujur sampaikan bahwa kita belum tahu tentang jenis perjanjian ini, dan apabila klient berkenan untuk memberikan kita waktu mempelajarinya.
3. Share dan diskusi dengan para notaris lain sangat penting, terutama apabila para rekan notaris pernah membuat akta tersebut. Pahami materi perjanjian, hubungkan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan semoga rekan yang pernah membuat jenis perjanjian tersebut bisa share master perjanjian tersebut :-D
4. Setelah mengerti dan memahami jenis perjanjian tersebut, kumpulkan data-data dari klient sebelum pembuatan draft. Upaya ini untuk mengurangi renvoi pada minuta;
5. Kirimkan penawaran harga kepada Klient dan waktu untuk memproses pembuatan akta tersebut (lebih aman disampaikan bahwa proses dimulai sejak data-data diterima);
6. Setelah penawaran harga disepakati dan data-data pendukung sudah diterima, lakukan drafting akta, beri tanda khusus pada minuta (misalnya tanggal, atau kode-kode khusus) untuk mengetahui tanggal pembuatan draft minuta;
7. Kirim draft minuta kepada klient, untuk cek and recheck dan revisi, setiap revisi di draft ulang dengan kode khusus tadi;
8. Setelah draft minuta final, lanjut pada tahap berikutnya.
1. Para Pihak dalam perjanjian, minimal ada 2 pihak. Pastikan kita mempunyai kontak masing-masing pihak untuk membantu dalam follow up perjanjian, jangan lupa buat data base khusus untuk para Klient. Atur waktu dan tempat untuk penandatanganan akta, upayakan penandatangan di kantor kita.
Siapkan hal-hal berikut :
a. Minuta Akta;
b. Lembar tambahan (sesuai dengan peraturan baru untuk sidik jari);
c. Bak stempel, tinta dan tissue;
d. Kamera.
2. Pembacaan akta dilakukan dengan sistematis dan jelas. Tanyakan kepada Klient apakah Klient mengerti maksud seluruh isi akta tersebut.
3. Setelah Klient mengerti, segera tanda tangan di bagian akhir akta, biasanya Pihak Pertama menandatangani pada bagian materai, tulis nama lengkap para pihak di bagian bawah tanda tangan.
4. Bubuhkan paraf pada bagian revisi (apabila ada), beberapa notaris ada yang meminta Klient untuk membubuhkan paraf pada setiap halaman, menurut saya ini lebih aman untuk menjamin keabsahan minuta.
5. Ajukan lembar tambahan kepada Klient untuk sidik jari. Sampai saat ini masih banyak pertanyaan dari para Klient tentang pembubuhan sidik jari pada proses penandatangan akta notaris, sampaikan kepada Klient tentang ketentuan ini sebagai satu kewajiban bagi para notaris dan para pihak;
6. Dokumentasikan proses tersebut di atas.
7. Cek untuk terakhir kali kelengkapan di atas, baik tanda tangan, paraf, sidik jari, dan dokumentasi.
Dalam pembuatan salinan akta, perlu diperhatikan hal-hal berikut :
1. Nomor, tanggal dan waktu penandatangan;
2. Renvoi, baik coretan, penggantian atau tambahan;
3. Tulis jumlah renvoi pada bagian akhir akta, baik coretan, penggantian atau tambahan;
4. Print salinan sesuai kebutuhan, untuk perjanjian biasanya dibuat 2 salinan;
5. Kirim info tagihan terakhir kepada Klient sebelum pengiriman salinan, pastikan waktu pembayaran;
6. Kirim salinan kepada Klient dengan tanda terima;
