ASUMSI DURASI PROSES PER AKTA 24 MENIT
Masalah pembatasan akta notaris per hari muncul dalam Rapat Pleno Diperluas Ikatan Notaris Indonesia (INI), Solo, Oktober 2014. Usulan pembatasan akta per hari ini menurut penulis dihitung berdasarkan jam kerja per hari rata-rata tanpa dikurangi waktu istirahat dan lainnya kemudian dibagi 20 akta, yaitu sekitar 24 menit.
Menurut kabar, masalah ini akan dibahas dan diputuskan di dalam Kongres Luar Biasa INI di Banten sekitar akhir Mei 2015.
Berikut ini uraian penulis di dalam makalahnya yang disampaikan di acara pembekalan notaris/ PPAT Kabupaten Tangerang, 23 Maret 2015. Redaksi.
PENDAHULUAN
Notaris adalah : Pejabat Umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang atau berdasarkan Undang-undang lainnya.
Pasal 1 ayat (1) Undang-undang Nomor 30 tahun 2004 yang kemudian dirubah dengan Undang-undang Nomor 2 tahun 2014 tentang Undang-Undang Jabatan Notaris.
Akta otentik dibuat atas permintaan penghadap/pihak untuk menjamin kepastian, ketertiban dan perlindungan hukum, alat bukti tertulis yang dibuat oleh Notaris bersifat otentik mengenai perbuatan, perjanjian dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik.
Akta Notaris sebagai akta otentik membawa konsekwensi/akibat bahwa akta Notaris harus dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh Undang-undang (pasal 1868 KUHPerdata). Akta Notaris adalah akta otentik yang dibuat oleh atau dihadapan Notaris menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam Undang-undang ini.
Notaris pada umumnya hanya melihat ketentuan yang ditetapkan dalam pasal 1868 KUHPerdata, tetapi kurang memperhatikan pengertian yang terdapat dalam Pasal 1 ayat (7) Undang-Undang tentang Jabatan Notaris.
Akta Notaris yang selanjutnya disebut akta adalah akta otentik yang dibuat oleh atau dihadapan Notaris menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam Undang-undang ini.
Pasal tersebut memberikan pengertian kepada kita bahwa akta Notais tidak saja ditetapkan bentuknya sesuai dengan Undang-undang tetapi juga tata cara pembuatan aktanya harus dilakukan sesuai dengan tata cara yang ditentukan dalam Undang-undang Jabatan Notaris, dalam hal ini kajian yang dilakukan oleh Pengurus Wilayah INI Banten menjadi penting.
Alasan/kepentingan Pembatasan Akta
Apabila kita mengkaji tentang Undang Undang Jabatan Notaris dan Kode Etik Notaris, maka akan kita fahami bahwa Notaris adalah sebuah jabatan yang luhur, yaitu jabatan yang tidak mengutamakan pencarian nafkah/penghasilan sebagai tujuan, tetapi lebih kepada profesi luhur yang mengutamakan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat, bangsa dan Negara. Meskipun tidak kita pungkiri bahwa kita memperoleh penghasilan karena pekerjaan kita, tetapi kita perlu mengingat bahwa penghasilan itu merupakan konsekwensi dari pekerjaan kita, sehingga yang kita terima adalah uang kehormatan/honorarium dan bukan upah dari pekerjaan kita.
Notaris bukan orang upahan/orang suruhan. Notaris adalah Pejabat Umum yang menjalankan sebagian kekuasaan Negara untuk membuat akta otentik sebagai alat bukti.
A. Notaris Terikat Sumpah Jabatan
Sumpah mana disamping sumpah politik yaitu akan setia pada Negara, Pancasila dan UUD’45, UUJN dan peraturan perundang - undangan lainnya, juga sumpah jabatan yaitu :
“ - bahwa saya akan menjalankan jabatan saya dengan amanah, jujur, saksama, mandiri dan tidak berpihak,
- bahwa saya akan menjaga sikap, tingkah laku saya dan akan menjalankan kewajiban saya sesuai dengan kode etik profesi , kehormatan,. martabat ”
Sumpah adalah sebuah janji kepada Allah Swt atau kepada Tuhan Yang Maha Esa, bahwa kita akan mentaati janji/sumpah tersebut yang akan kita pertanggung jawabkan tidak saja di dunia tetapi juga di akherat. Karenanya sebagai mahluk beriman kita harus selalu ingat, kita wajib menjalankan jabatan dengan :
- amanah,
. jujur,
. saksama,
. mandiri, dan
. tidak berpihak, juga
. menjaga sikap,
. tingkahlaku,
. menjalankan kewajiban sesuai dengan Kode Etil Profesi, kehormatan dan martabat.
Mari kita mengevaluasi apakah sudah kita mentaati sumpah jabatan kita tersebut atau justru kita tanpa sadar setiap hari kita mengkhianati sumpah kita.
B. Akta Notaris harus mendapat perlakuan yang sama
Pembuatan akta harus dibuat sesuai bentuk dan tata cara yang ditentukan dalam Undang Undang Jabatan Notaris dan perundang-undangan lainnya termasuk Kode Etik Notaris Pasal 38 UUJN , setiap akta Notaris merupakan satuan akta dan bukan sejumlah akta.
Pada setiap akta terdiri dari :
a. Awal akta atau kepala akta ;
b. badan akta, dan
c. akhir atau penutup akta.
Setiap akta harus dibuat sesuai dengan bentuk tersebut yang berarti setiap akta dibuat mulai dari judul akta, nomor akta, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun akta, nama lengkap dan tempat kedudukan Notaris sampai dengan akhir atau penutup akta yaitu :
a. Uraian tentang pembacaan,
b. Uraian tentang penandatanganan
c. Uraian tentang saksi,
d. Uraian tentang ada/tidak adanya perubahan.
Keadaan ini berlaku untuk setiap akta tanpa kecuali, mempunyai arti akta apapun yang kita buat harus/wajib dilakukan dengan cara seperti tersebut dalam pasal 38 UUJN, tanpa kecuali juga kita mesti mengingat Sumpah Jabatan Notaris terutama menjaga kerahasiaan.
Tidak ada permbedaan perlakuan terhadap akta, apakah itu akta perorangan, akta BTN, ataukah akta fidusia
C. Pembacaan akta
Mengenai pembacaan akta, Notaris sesuai dengan ketentuan pasal 16 huruf L, mempunyai kewajiban untuk membacakan akta dihadapan penghadap dengan dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua) orang saksi dan ditanda tangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi dan Notaris.
Ketentuan ini memberikan pengertian kepada kita bahwa setiap akta Notaris wajib/harus dibacakan meskipun kita jumpai adanya pengecualian yang terdapat dalam pasal 16 ayat 7 dan 8 UUJN.
Ketentuan pasal 16 ayat 7 dan ayat 8 UUJN tidak menghilangkan kewajiban Notaris untuk membacakan awal dan akhir akta tetap wajib dibacakan serta Isi akta wajib dijelaskan. Pembacaan akta harus dibacakan oleh Notaris sendiri dan dilakukan sesuai dengan ketentuan.pembacaan akta yang terdapat dalam pasal 16 huruf L, ayat (7) dan (8) serta dilakukan sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam pasal 40 (dengan sanksi kehilangan otentisitasnya) pasal 44 dan pasal 46 UUJN.
Apabila kita membaca penjelasan Undang-undang nomor 30 tahun 2004 menyatakan bahwa Notaris mempunyai kewajiban untuk memasukan bahwa apa yang termuat dalam akta Notaris sungguh-sungguh dimengerti dan sesuai dengan kehendak para pihak, yaitu dengan cara mebacakannya sehingga menjadi jelas isi akta Notaris serta memberikan akses terhadap informasi, termasuk akses terhadap peraturan perundang-undangan yang terkait bagi para pihak penandatangan akta.
Dengan demikian para pihak dapat menentukan dengan bebas untuk menyetujui atau tidak menyetujui isi akta Notaris yang akan ditandatangani.
Membaca penjelasan UUJN tersebut, kita fahami (bahwa pembacaan akta Notaris tidak saja berkenaan dengan formalitas akta, akan tetapi juga mempunyai arti bahwa pembacaan tersebut merupakan alat/sarana untuk membuat terang/jelas para pihak penandatangan untuk mengetahui dan memahami apa yang dibuat dan ditanda tangani serta memahami pula akibat hukum dari penandatangan akta tersebut)
D. Penanda tanganan
Pasal 44 UU nomor 2 tahun 2014 :
“ Segera setelah akta dibacakan, akta tersebut ditanda tangani oleh setiap Penghadap, saksi dan Notaris, kecuali apabila ada penghadap yang tidak dapat membubuhkan tanda tangan dengan menyebutkan alasannya “.
Pengertian segera pada pasal tersebut memberikan arti bahwa tanda tangan dilakukan pada saat itu juga. Penanda tanganan yang dilakukan segera setelah pembacaan membutuhkan Waktu yang juga dihitung pada pembuatan akta tersebut.
Penanda tanganan akta harus dikaitkan dengan pasal 15 ayat (1) UUJN bahwa Notaris menjamin kepastian tanggal pembuatan akta sehingga penanda tanganan akta harus dapat dijamin oleh Notaris tidak saja ditanda tangani oleh penghadap dihadapan Notaris tetapi juga ditanda tangani oleh penghadap dihadapan Notaris segera setelah akta tersebut dibacakan oleh Notaris dihadapan penghadap dengan dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua) orang saksi.
Sebagai catatan, apabila ada penghadap yang tidak dapat membubuhkan tanda tangan, cukup dinyatakan secara jelas alasannya pada akhir akta, sehingga tidak ada pembubuhan sidik jari, pada Minuta, pembubuhan sidik jari cukup 1 (satu) kali yang dilakukan pada lembar tersendiri.
E. Teliti dan berhati-hati
Notaris mempunyai kewajiban untuk menjalankan jabatan nya secara saksama, Saksama mempunyai arti teliti dan berhati-hati. Produk Notaris adalah produk jabatan yang diharapkan dapat memberikan kepastian hukum kepada para pihak, kepastian terhadap hak dan kewajiban bagi para pihak, Akta Notaris adalah akta otentik yang merupakan alat bukti yang mengikat dan sempurna, yang harus dipercaya oleh Hakim sebagai benar sepanjang ketidak benarannya dapat dibuktikan.
Akta Notaris tidak memerlukan suatu tambahan bukti. Mengingat begitu penting/strategis nya akta Notaris maka akta Notaris harus dibuat dengan cermat, teliti dan berhati-hati. Akta Notaris bukan produk industri yang mementingkan penghasilan dengan memperbanyak jumlah hasil industri.
Akta Notaris merupakan produk intelektual yang diperoleh dari mengkonstatir/ menuliskan secara benar/otentik kehendak para pihak yang selalu dikaitkan/dihubungkan dengan peraturan perundang-undangan dan Kode Etik Notaris.
Notaris dalam membuat akta akan selalu amanah, jujur, saksama, mandiri dan tidak berpihak serta selalu menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum.
Untuk menjaga hal tersebut Notaris harus bekerja dengan tidak dalam keadaan terburu-buru tetapi dalam ketelitian dan pengetahuan serta kemampuan keilmuan yang dapat dipergunakan untuk mencocokan/mensinkronkan dengan akta yang dibuatnya, tidak saja pada saat pembuatan tetapi pada saat pembacaan akta, sebagai keadaan terakhir sebelum akta ditanda tangani, yang menandakan bahwa akta telah selesai dibuat.
Melihat keadaan tersebut diatas antara lain bentuk dan sifat akta, pembacaan, penandatanganan, keharusan untuk saksama (teliti dan berhati- hati) serta tujuan dan kegunaan akta sebagai alat bukti, maka akta Notaris tidak dapat bahkan tidak boleh dibuat dalam keadaan terburu-buru akan tetapi harus dibuat dalam keadaan cermat dan saksama.
Akhir-akhir ini dijumpai adanya Notaris yang membuat akta dengan jumlah diluar kewajaran, bahkan pada saat rapat koordinasi Majelis Pengawas yang dihadiri Mahkamah Agung, Kejaksaan Agung dan Polri beranggapan bahwa akta yang dibuat dalam jumlah yang tidak wajar dianggap mempunyai/ada indikasi kuat merupakan pelanggaran jabatan dan dapat pula menjadi indikasi adanya pelanggaran pidana.
Ikatan Notaris Indonesia, khususnya Dewan Kehormatan mengusulkan kepada Pengurus Pusat agar dalam Rapat Pleno Pengurus Pusat Yang Diperluas dapat disepakati jumlah akta yang wajar yang dapat dibuat oleh Notaris dengan memperhatikan kewajiban, mekanisme dan tata cara pembuatan akta yang terdapat dalam UUJN dan Kode Etik Notaris.
Kalau kita perhatikan jam kerja Notaris dan kantor dinas/instansi serta Perbankan dan kelaziman yang ada di masyarakat, maka jam tersebut adalah antara jam 8 pagi sampai dengan jam 5 sore dan jam istirahat pada jam 12.00 sampai jam 13.00 maka jumlah jam yang dipergunakan adalah 8 jam sehari, artinya tanpa perjalanan, tanpa shalat, tanpa jeda keluar – masuk/bergantianorang yang membuat akta, jumlah waktu yang dibutuhkan dengan jumlah pembatasan akta 20 (dua puluh) akta satu hari adalah : 8 X 60 menit : 20 akta adalah 24 menit waktu yang dibutuhkan.
Mari kita jujur pada nurani dan akal sehat, dapatkah kita membuat akta sesuai dengan UUJN dan Kode Etik Notaris dengan jumlah akta 20 untuk setiap hari atau 24 menit setiap akta, bahkan dijumpai ada notaris yang membuat akta lebih dari 20, bahkan ada yang 100 dalam satu hari.
Meskipun kita menyadari tentu ada pengecualian-pengecualian yang mungkin untuk itu.
Tetapi secara keseluruhan sepertinya hal/keadaan itu sulit diterima akal sehat Adalah kewajiban organisasi untuk melindungi anggota dengan membuat Pengaturan yang tentu dari waktu ke waktu dapat di evaluasi dengan argumentasi hukum dan kewajaran tetapi bukan dengan kepentingan membuat pembenaran.
Dari kebutuhan pribadi.
Forum kajian seperti yang dilaksanakan oleh Pengurus Wilayah INI Banten perlu
diapresiasi yang tidak saja sebagai sarana sosialisasi tetapi juga sebagai sarana
evaluasi untuk bahan Rapat Pleno/Kongres yang akan datang.
PENUTUP
Tan Tong Kie – Fungsi Notaris dalam masyarakat :
”Setiap masyarakat membutuhkan seorang ( figur ) yang keterangan-keterangannya dapat diandalkan, dapat dipercayai, yang tanda tangannya serta segelnya (Capnya) memberi jaminan dan bukti kuat, seorang ahli yang tidak memihak dan penasehat yang tidak ada cacatnya (Onkreukbaar/unimpeachath), yang tutup mulut dan membuat suatu perjanjian yang dapat melindunginya dihari-hari yang akan datang.”
Uraian diatas memberikan pemahaman kepada kita bahwa :
1. Seorang Notaris haruslah ahli dibidangnya.
2. Seorang terpercaya.
3. Mempunyai sifat/karakter/akhlak yang mulia.
4. Selalu dapat menjaga harkat dan martabatnya.
5. Sopan dan berpengalaman.
6. Mempunyai ketelitian dalam bekerja,
Adalah tugas dan kewajiban organisasi untuk melakukan pembinaan dan memberikan perlindungan terhadap anggota, perlindungan yang paling efektif yang dilakukan dengan kegiatan atau aktifitas preventif.
Pembatasan jumlah akta dimaksudkan untuk memberikan perlindungan kepada anggota secara preventif, agar anggota (Notaris) dalam menjalankan jabatannya dilakukan secara saksama (teliti dan berhati-hati)
Kita melihat bahwa sebagian besar masalah yang dihadapi anggota adalah pembuatan akta yang dilakukan secara tidak teliti dan tidak berhati-hati.
Pembuatan akta yang dilakukan secara terburu-buru akan mengakibatkan masalah di kemudian hari, karenanya kami menghimbau agar Notaris dalam menjalankan jabatan mentaati mekanisme dan prosedur/tata cara yang telah ditentukan di dalam Undang Undang Jabatan Notaris dan Kode Etik Notaris.
Akankah penggambaran Notaris oleh Tan Tong Kie tersebut menjadi kenyataan, harapan atau sekedar impian.
*) Penulis adalah Notaris/ PPAT yang saat ini menjabat Ketua Dewan Kehormatan Pusat Ikatan Notaris Indonesia
*) Makalah ini disampaikan pada acara upgrading/ pembekalan anggota INI dan IPPAT Kabupaten Tangerang, 23 Maret 2015.
Sumber : Advishukumnotaris.com
